Adquisición “Sin Manos”
SVITZER es un proveedor global de servicios marítimos, incluyendo remolque, salvamento y respuesta a emergencias. En años recientes, la compañía ha tomado medidas para implementar un proceso de adquisición sin manos como parte de sus esfuerzos para agilizar sus operaciones y mejorar la eficiencia.
En general, la implementación de la adquisición sin manos resultará en un proceso de adquisición mucho más rápido y preciso, lo que permitirá a SVITZER enfocar más de sus recursos en entregar servicios de alta calidad a sus clientes.
Estadísticas de Adquisición
- 53 colaboradores en Adquisiciones
- 45 Compradores
- 2775 Usuarios activos
- 47000 Órdenes de Compra
- 92% Cumplimiento de Órdenes de Compra
- 60% Auto-coincidencia de Órdenes de Compra
- Más de 10.000 proveedores
- Más de 100 millones de USD gastados
Eliminación de Procesos Manuales
Uno de los principales desafíos que motivó a SVITZER a implementar la adquisición “sin manos” fue el tiempo y esfuerzo requerido para procesar y gestionar manualmente las órdenes de compra.
Con una flota de más de 400 buques y operaciones en más de 30 países, el equipo de adquisiciones maneja un gran volumen de solicitudes y órdenes de compra, lo que podría ser consumidor de tiempo y recursos para gestionar manualmente.
Thomas Toll, Jefe de Adquisiciones de Grupo en SVITZER, cuenta, “El concepto de adquisición sin manos surgió porque teníamos el deseo de eliminar tantos pasos manuales en el proceso de adquisición como fuera posible para evitar errores humanos y pérdida de tiempo. La adquisición sin manos significa que la fuente y contratación siempre ocurren de manera proactiva, precediendo las solicitudes individuales. Los datos maestros de proveedores y artículos se crean por adelantado y no se requiere información adicional para realizar una compra.”
Construir datos maestros apropiados en SERTICA permitió que el sistema se convirtiera en la única fuente de verdad – y el paso hacia la adquisición sin manos.
Hoy, las solicitudes de adquisición se envían automáticamente a los aprobadores correctos, quienes revisan y aprueban las órdenes electrónicamente. SVITZER ha agilizado y digitalizado el proceso, apuntando a la eliminación de varios pasos que consumen tiempo. El escenario objetivo final del flujo de adquisición sin manos se puede ver aquí donde el número de pasos involucrados se reduce de 11 a 5:
La REQ ahora puede enviarse directamente al comprador porque contiene artículos pre-precificados conectados a los proveedores contratados, todo gracias a los datos maestros configurados en SERTICA. Esto significa que SVITZER evita el manejo innecesario de REQ, RFQ y OCs siempre que los artículos precificados y los catálogos punchout estén disponibles.
Flujos de Aprobación y Acuerdos Marco
Estableciendo acuerdos a largo plazo con proveedores, SVITZER reduce el tiempo y esfuerzo requeridos para negociar y finalizar nuevas listas de precios para bienes o servicios. Todos los contratos y acuerdos marco se gestionan en SERTICA.
La Approval App permite a los usuarios revisar y aprobar documentos desde su teléfono o tableta, lo que ayuda a agilizar y automatizar el proceso de revisión y aprobación de órdenes de compra y otros documentos relacionados con la adquisición.
Thomas Toll cuenta, “Es fácil configurar los flujos de aprobación y límites en SERTICA, y con la Approval App, aceleramos los procesos significativamente. Para ser honestos, todos aquí están bastante entusiasmados con esta aplicación.”
Negociar Mejores Términos con Proveedores
Además de agilizar el proceso de orden de compra, el concepto de adquisición sin manos mejora la gestión de proveedores en SVITZER. Al usar SERTICA para rastrear y gestionar órdenes, la compañía pudo monitorear los tiempos de entrega y rendimientos, e identificar oportunidades para negociar mejores términos con proveedores.
Thomas Toll dice, “Gastando menos tiempo en resolver problemas con facturas y esperando aprobaciones, nuestro Departamento de Adquisiciones puede enfocarse en tareas más estratégicas como la fuente y contratación. Para hacer esto, necesitamos un núcleo sólido y por ello tenemos SERTICA.”
Desafío de Datos Maestros: Punchouts vs Catalogues
SVITZER actualmente está investigando cómo y cuándo usar Punchouts versus Catalogues.
Punchout permite interactuar directamente con la tienda web del proveedor y usar esa información para poblar posiciones de Requisición a través de una integración entre las plataformas. Esta solución se aplica mejor para las categorías donde los precios y productos fluctúan, por ejemplo, consumibles.
Thomas Toll cuenta, “Punchout puede ayudar a reducir el riesgo de errores automatizando el proceso de entrada de datos. Proporciona una solución flexible hacia los usuarios de primera línea mientras mantiene la base de proveedores simplificada.”
Continúa, “Catalogues deberían implementarse siempre que haya una necesidad de controlar la transacción a nivel de artículo, por ejemplo, al adquirir para stock. El costo de gestión de catálogos y artículos puede optimizarse mediante una colaboración estrecha con los proveedores, haciéndolos co-propietarios del proceso de actualización de datos maestros.”
El Catalogue funciona bien para artículos OEM, repuestos y consumibles críticos. Todos los artículos tienen precios fijos y siguen estándares globales. El catálogo tiene un costo de mantenimiento y es único, lo que lo hace difícil de reemplazar.
Visión Central de Adquisiciones en SVITZER
- Increase planning capabilities by relying on PMS data
- Itemize spend and reduce free text usage to reduce rework by buyers
- Focus on using vendors with frame agreements and enrichment of catalogues and pricelists
- Simplify low value purchasing by introducing credit cards and punchout
- Move vessel-based supply chain towards port-based consolidation
- Streamline roles and responsibilities globally within the PTP process to improve efficiencies
Cómo Empezar con la Adquisición Sin Manos
Para lograr la adquisición sin manos, SVITZER trabaja con los 3 pilares:
- Personas
- Proceso
- Sistemas TI
La gente necesita una manera estandarizada de trabajar. Los roles y responsabilidades deben ser claros en la organización. La capacitación es esencial y necesitas asegurar los recursos adecuados. Define tu proceso de adquisición hoy y cómo debería verse tu adquisición sin manos en el futuro. y recomienda que dividas tus procesos en abastecimiento estratégico y compra transaccional.
Finalmente, deberías considerar qué sistemas TI pueden apoyar la adquisición sin manos. En SVITZER, hacen uso de:
- Aplicaciones móviles
- Punchouts
- Catálogos mantenidos por el proveedor
- IMPA
