Cómo migrar datos de un sistema de gestión técnica a otro
Hoy en día, la mayoría de las empresas marítimas recurren a sistemas digitales para la gestión técnica. Mientras que algunas utilizan hojas de cálculo básicas de Excel, otras aprovechan soluciones de software integradas y avanzadas. Como hay mucha variedad, es difícil dar un ejemplo concreto que sirva para todos, pero hay algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta a la hora de planificar tu migración y elegir un proveedor.
Sea cual sea el sistema que se utilice, todos comparten un objetivo común: proteger, reutilizar y sacar el máximo partido a sus datos durante la migración.
La migración de datos es un proceso clave a la hora de cambiar de una solución digital a otra, y consiste en armonizar los datos de toda la flota y llevar a cabo una limpieza de datos para mejorar la precisión y la eficiencia.
La ilustración de arriba muestra un proceso generalizado de cómo llevamos a cabo la migración de datos para los sistemas en lo que respecta al mantenimiento, las compras, HSQE, el libro de registro, la presentación de informes de los buques y el rendimiento.
En este artículo, analizamos los retos más habituales que surgen en la migración de sistemas marítimos y ofrecemos recomendaciones clave para garantizar una transición fluida y eficaz.
¿Quién es el dueño de los datos de tu buque marítimo?
El reto técnico y económico que supone extraer datos de un sistema ya existente.
Una empresa que almacena sus datos en un sistema suele ser la propietaria legítima de esos datos. Tiene un acuerdo contractual con el proveedor en el que se establece que ella es la propietaria de los datos, en su calidad de creadora, y que el proveedor es responsable de la confidencialidad y la seguridad de los datos, en su calidad de proveedor de alojamiento.
Aunque la empresa es la propietaria de los datos, extraerlos de un sistema ya existente puede suponer un reto tanto técnico como económico, sobre todo dependiendo del tipo de alojamiento de los datos.
En algunos entornos en la nube, el acceso directo a los datos está restringido. En su lugar, solo se puede acceder a ellos a través de la interfaz de usuario, que no está diseñada para la extracción ni la migración de datos.
Es posible que los elementos clave y los identificadores (ID) de datos críticos no se puedan extraer. Además, algunos proveedores incluyen cláusulas contractuales que dificultan, o incluso impiden, la extracción de datos.
Esto significa que, aunque una empresa de transporte haya creado y almacenado todos sus propios datos, es posible que no se le permita extraerlos ni utilizarlos al pasar a un nuevo sistema.
- Revisa siempre tus contratos con atención para asegurarte de que tienes los derechos sobre tus datos y la capacidad de extraerlos cuando sea necesario.
La estructura de datos del buque
Contar con un marco de datos marítimos bien estructurado es clave para que las operaciones sean eficientes. Evita dedicar demasiado tiempo a crear tus datos desde cero; en su lugar, céntrate en garantizar un enfoque lógico y estructurado.
Cuando las empresas marítimas gestionan sus datos, suelen encontrarse con estos problemas habituales:
- Demasiada flexibilidad, lo que da lugar a datos desestructurados
- Copiar y pegar datos estándar
- Complicar demasiado los datos, lo que hace que sean difíciles de gestionar
Demasiada flexibilidad, lo que da lugar a datos desestructurados
Si los usuarios tienen total libertad para introducir datos como les parezca, estos se vuelven rápidamente incoherentes y desestructurados. Aunque la flexibilidad pueda parecer beneficiosa a nivel individual, a menudo da lugar a una falta de estandarización en toda la flota.
Esto se convierte en un reto a la hora de migrar a un nuevo sistema, por lo que es fundamental establecer unas directrices claras sobre la estructuración de los datos desde el principio.
Copiar y pegar datos estándar
Algunos sistemas vienen con datos estándar incorporados, lo que puede resultar atractivo para empresas que empiezan desde cero o que trabajan con muy pocos datos. Puedes crear con relativa rapidez algún tipo de estructura de datos y, aunque no esté hecha a medida para ti, te facilita el comienzo.
Aunque este enfoque ofrece una base rápida y sencilla, plantea una cuestión fundamental: ¿quién es el propietario de los datos originales? Si un proveedor te ha cargado los datos de antemano, es posible que te encuentres con restricciones a la hora de migrar a un nuevo sistema. Asegúrate de que tienes derecho a modificar, extraer y transferir tus datos cuando sea necesario.
Complicar demasiado los datos, lo que hace que sean difíciles de gestionar
Algunas empresas del sector marítimo buscan una precisión extrema, lo que da lugar a estructuras de datos excesivamente complejas que resultan difíciles de gestionar. Si tus datos son demasiado intrincados y tu sistema carece de herramientas adecuadas para exportarlos, extraer y mapear los datos para la migración puede convertirse en un gran reto.
Encontrar el equilibrio adecuado entre el nivel de detalle y la facilidad de uso es fundamental para garantizar un funcionamiento fluido y la escalabilidad futura.
Migración de datos en solo cinco semanas
Casos de clientes
Stena RoRo
Stena RoRo ha implementado con éxito SERTICA en cinco semanas, con una migración de datos sin complicaciones, gracias a la asignación de recursos específicos para SERTICA.
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Principios para la migración de datos de buques marítimos
La migración de datos de un sistema marítimo a otro es un proceso complejo, pero imprescindible. Para garantizar una transición fluida, las empresas deben seguir un enfoque estructurado que permita mantener la integridad, la coherencia y la facilidad de uso de los datos. A continuación te explicamos los pasos clave para una migración de datos marítimos exitosa.
Extracción de datos del buque desde el sistema actual
El primer paso en la migración de datos es recuperar los datos del sistema actual. Si utilizas un sistema estructurado y profesional, este proceso suele ser sencillo, ya que los datos siguen un modelo claro y lógico. Sin embargo, las empresas que utilizan sistemas cerrados o propietarios pueden encontrarse con obstáculos que requieran conocimientos técnicos y asesoramiento jurídico antes de seguir adelante.
Retos clave que hay que tener en cuenta:
-
Accesibilidad de los datos
Algunos sistemas limitan la extracción de datos, lo que obliga a buscar soluciones alternativas o a solicitar permisos adicionales. -
Estructura de datos
Los datos extraídos deben seguir un formato lógico para que se puedan usar en el nuevo sistema. -
Limitaciones contractuales
Algunos proveedores pueden restringir la exportación de datos, lo que complica la migración.
Depuración y estandarización de datos del buque
La migración de datos es una oportunidad para mejorar y optimizar la estructura de los datos. Antes de pasar los datos a un nuevo sistema, es fundamental:
-
Elimina los datos obsoletos o irrelevantes
. Los registros antiguos que ya no sirvan para fines operativos deben archivarse o eliminarse. -
Asegúrate de que haya coherencia entre los conjuntos de datos
. Estandarizar las convenciones de nomenclatura, los formatos y las unidades de medida mejora la facilidad de uso de los datos. -
Armonizar los registros clave
. La armonización de los datos de artículos, componentes y mantenimiento en toda la flota garantiza una mejor integración en el nuevo sistema.
Limpiar los datos no solo mejora la precisión y la eficiencia, sino que también evita errores que podrían provocar interrupciones operativas tras la migración.
Trasladar los datos del buque a un área de preparación neutral
Antes de importar los datos al nuevo sistema, hay que pasarlos a una zona intermedia neutral. Este paso intermedio permite a las empresas:
-
Paso 1
Aplica las reglas estandarizadas de corrección de datos antes de la migración. -
Paso 2
Comprueba si hay inconsistencias, valores que faltan o entradas duplicadas. -
Paso 3
: Asegúrate de que todo esté en consonancia con la estructura y el marco operativo del nuevo sistema.
Un proceso de preparación estructurado mejora la calidad de los datos y, al mismo tiempo, reduce el riesgo de errores, desajustes y problemas de compatibilidad antes de la migración definitiva.
Validación de los datos del buque según las reglas del negocio
Una vez en el área de preparación, hay que comprobar que los datos sean correctos y cumplan con las reglas de negocio. Así se garantiza que los datos satisfagan las necesidades operativas, los requisitos normativos y las normas internas.
La validación incluye:
-
Comprobaciones de integridad
Garantizar que las relaciones entre los datos se mantengan intactas (por ejemplo, vincular los componentes con los registros de mantenimiento correspondientes). -
Verificación del formato
Comprobación de que los campos se ajustan a los formatos requeridos (por ejemplo, números de referencia estandarizados, fechas y unidades). -
Detección de duplicados
Identificar y eliminar entradas redundantes para evitar inconsistencias. -
Cumplimiento normativo
Garantizar que los datos se ajusten a las normas del sector marítimo y a la normativa de seguridad.
Un proceso de validación riguroso garantiza la precisión y la fiabilidad de los datos, así como su preparación para una integración perfecta en el nuevo sistema.
Importación de los datos del buque al nuevo sistema
El último paso es importar los datos a la nueva solución. Aunque pueda parecer sencillo, hay que seguir unas normas muy estrictas. En muchos casos, los datos se comparten entre la oficina y cada uno de los buques, por lo que el orden en el que se importan al nuevo sistema es importante.
Aspectos clave a tener en cuenta:
-
La secuencia de los datos es importante
En muchos sistemas marítimos, los datos se comparten entre las oficinas y los buques. Hay que controlar bien el orden en que se importan los datos para evitar inconsistencias. -
Compatibilidad del sistema
El formato y la estructura de los datos importados deben ajustarse al modelo de datos del nuevo sistema. -
protocolos de manejo de errores
Debe existir una estrategia para detectar y corregir cualquier problema de migración antes de que afecte a las operaciones.
La migración de datos suele ser un proceso iterativo, lo que significa que puede que haya que repetirlo varias veces hasta que todas las reglas de negocio, los procesos de limpieza de datos y los ajustes de formato estén totalmente perfeccionados.
Una migración satisfactoria no termina con la importación de datos. El último paso es comprobar los datos en el nuevo sistema para asegurarte de que todo funciona como se espera.
Para minimizar los riesgos y garantizar la eficiencia, este proceso debería automatizarse siempre que sea posible. La intervención manual debería limitarse a la validación crítica y a la gestión de excepciones.
Conversión de datos de buques marítimos
La conversión de datos puede ser necesaria para garantizar que los datos del sistema de origen sean compatibles con el formato, la estructura y los requisitos del sistema de destino. La conversión de datos resuelve las diferencias en los tipos de datos, los formatos y los estándares entre los sistemas de origen y de destino, lo que reduce los problemas de integración y mejora el rendimiento del sistema.
Conversión automática de datos del buque
La conversión automática de datos se refiere al proceso mediante el cual los datos se transforman de un formato a otro utilizando herramientas o sistemas de software, sin intervención manual. Este método suele ser más rápido y eficiente, ya que permite transformar grandes volúmenes de datos de forma estructurada. Sin embargo, requiere que los sistemas de origen y destino estén relativamente alineados en cuanto al formato y la estructura de los datos.
Conversión manual de datos del buque
¿Tus datos son aptos para la conversión o hay que limpiarlos primero?
La conversión manual de datos no suele ser una verdadera migración de datos, sino una solución de último recurso cuando la conversión automática no es viable. Si la calidad de los datos digitales es demasiado baja debido a incoherencias, valores que faltan o falta de estructura, puede que tengas que reconstruir el conjunto de datos desde cero.
Hay varias empresas que ofrecen este servicio, y algunas consiguen resultados impresionantes a un precio razonable.
También es posible que haya una combinación, es decir, que algunos datos se conviertan electrónicamente y otros se introduzcan a mano o se limpien a partir de datos ya existentes.
Tipos de conversión de datos
Para entender mejor los distintos métodos que se usan en la conversión de datos, te vamos a explicar los distintos tipos que se suelen aplicar. En la siguiente tabla se resumen los principales tipos de conversión de datos con ejemplos.
| Data Conversion Type | Definition | Example |
|---|---|---|
| Data Type Conversion | Changing the data type of a field or column to meet the system's requirements | Converting a cargo weight from a string (e.g., "five tons") to an integer (e.g., 5) |
| Format Conversion | Changing the format of data to match the target system’s standards | Converting date formats from DD/MM/YYYY to YYYY-MM-DD for ship logs |
| Schema Mapping / Transformation | Mapping data fields between different maritime systems, such as ports and maritime companies | Mapping a vessel_name field in the source system to ship_identifier in the destination system |
| Data Cleansing / Standardization | Ensuring that data is accurate, consistent, and standardized | Standardizing vessel names by correcting misspellings (e.g., "Sertica" to "SERTICA") in a fleet database |
| Unit Conversion | Converting units of measurement to match the target system | Converting distances from nautical miles to kilometers for reporting |
| Encoding Conversion | Changing the encoding of data to ensure it is readable and compatible with the target system | Converting vessel data from ISO-8859-1 encoding to UTF-8 to support international characters in ship names |
| Data Aggregation | Summarizing or combining data for analysis or reporting | Aggregating cargo shipments by port, month, or year for performance reports |
| Data Splitting | Breaking down data into smaller parts for processing in the target system | Splitting a ship’s cargo manifest into individual item descriptions, quantities, and destinations |
| Data Enrichment | Adding external maritime data to improve decision-making and operational insights | Adding weather data (e.g., wind speeds, storm forecasts) to vessel routes for better planning |
| Normalization / Denormalization | Adjusting the data structure to either reduce redundancy (normalization) or enhance performance (denormalization) | Normalizing a fleet database by separating ship schedules and cargo records into distinct tables. Denormalizing for fast retrieval of complete shipping schedules with cargo details |
| Data Compression | Reducing the size of data to optimize storage and transfer | Compressing ship performance logs for efficient transfer during data migration |
| Data Encryption / Decryption | Ensuring the security of data during transit and storage | Encrypting sensitive cargo information or ship routes to prevent unauthorized access |
Garantizar una conversión correcta de los datos es fundamental para que tu migración de datos sea un éxito; por eso, elegir un socio para la conversión es una parte importante del proceso. Descubre aquí nuestros servicios de conversión de datos.
Gestión de Datos Maestros (MDM)
¿Tienes los datos dispersos y te falta un control centralizado?
Para muchas empresas navieras, los datos se van acumulando a lo largo de años o incluso décadas sin apenas directrices centrales. Sin unas directrices estandarizadas, resulta difícil mantener la coherencia, aplicar las mejores prácticas y comparar los datos entre los distintos buques.
La migración a un nuevo sistema es una oportunidad ideal para introducir un enfoque más estructurado mediante la gestión de datos maestros (MDM).
No es nada fácil crear datos maestros a partir de datos dispersos, pero puede que merezca la pena planteárselo, ya que las ventajas de contar con un repositorio de datos gestionado de forma centralizada son enormes.
Ventajas de la gestión de datos maestros
-
La uniformidad en toda la flota
reduce las discrepancias entre los barcos. -
Análisis de datos mejorado
Permite realizar comparaciones precisas y analizar tendencias. -
Mayor cumplimiento
Adapta los datos a los requisitos normativos y de seguridad. -
Eficiencia optimizada
: minimiza la duplicación y mejora los flujos de trabajo operativos.
Implementar MDM no es una tarea sencilla, especialmente cuando los datos están altamente fragmentados. Sin embargo, los beneficios a largo plazo de contar con un repositorio de datos centralizado superan con creces los desafíos.
También se puede optar por una combinación, donde solo los equipos de uso generalizado se controlan de forma centralizada, y los equipos más específicos se convierten de manera individual para cada buque.
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Recomendaciones para la migración de datos en buques marítimos
Si tienes pensado migrar tus datos de un sistema a otro, te recomendamos que elijas siempre un sistema o proveedor que:
- Te permita tener control total sobre tus propios datos.
- Cuente con experiencia comprobada y herramientas para migrar datos existentes a su solución.
- No solo convierta tus datos, sino que también sea capaz de aportar mayor valor a través de procesos de depuración, armonización y/o reestructuración.
- De alguna manera, debe ser flexible en cuanto a la estructura de datos, pero al mismo tiempo permitirte definir cómo quieres que estén estructurados los datos en toda tu flota.
Es importante contar con una estrategia clara para el proceso de migración y, si se lleva a cabo correctamente, las empresas navieras estarán mejor preparadas para aprovechar las posibilidades futuras del aprendizaje automático y la inteligencia artificial.
Con datos no estructurados, eso no va a ser factible.
