Desde el desarrollo del internet, han surgido numerosas posibilidades para la gestión electrónica de datos y actividades. Una de ellas es el eProcurement.
La adquisición electrónica (o eProcurement) se refiere a la compra y venta de suministros y servicios a través de internet u otros sistemas de redes.
Este tipo de adquisición ha sido adoptado por muchas industrias, incluida la industria marítima. Sin embargo, esta industria a menudo enfrenta obstáculos diferentes a los de otras industrias.
Los desafíos del eProcurement marítimo
La gestión de adquisiciones en las empresas navieras es un asunto complejo, ya que los departamentos de adquisiciones enfrentan retos como una mala conexión a internet en los buques y grandes volúmenes de datos. Además, los gerentes de adquisiciones deben considerar la ubicación y la ruta de los buques.
Esto puede hacer que las adquisiciones manuales parezcan una opción adecuada para las empresas navieras. Sin embargo, esta estrategia de adquisición a menudo conduce a costos administrativos innecesarios, flujos de trabajo ineficientes, acceso limitado a la información y procesos de aprobación que consumen mucho tiempo.
Existen varios sistemas ERP que permiten a los gerentes de flota digitalizar sus actividades de adquisiciones. No obstante, dado que cada empresa naviera tiene su propia estructura organizativa, procesos y matrices de aprobación, los sistemas ERP estándar no pueden satisfacer las demandas específicas de la gestión de adquisiciones en flotas marítimas.
Por esta razón, los gerentes de adquisiciones de flotas necesitan un sistema desarrollado específicamente para la industria marítima.
Cómo elegir el sistema adecuado para adquisiciones electrónicas y planificación
Los flujos de trabajo sin papel y el escaneo de facturas son algunos de los beneficios del eProcurement. Pero si los sistemas ERP estándar no se adaptan a las empresas navieras, ¿cómo elegir el sistema correcto?
Los sistemas de adquisiciones marítimas suelen incluir algunas funciones comunes que te permiten:
- Emitir órdenes de compra
- Gestionar inventarios y catálogos de proveedores
- Realizar requisiciones a bordo
- Enviar solicitudes de cotización (RFO)
- Evaluar cotizaciones de proveedores
Aunque estas funciones son importantes, te recomendamos dar dos pasos adicionales para encontrar el sistema de adquisiciones perfecto para tu negocio.
Paso 1: considera tus necesidades de adquisiciones
El sistema no solo debe ser capaz de manejar actividades estándar de adquisiciones. Por lo tanto, siempre debes tener en cuenta las necesidades específicas de tu empresa. Intenta reflexionar y responder estas preguntas:
- ¿Necesitan mis naves acceso constante al sistema?
- ¿El sistema debe poder integrarse con otros sistemas?
- ¿Necesitamos centralizar los datos?
- ¿Qué grado de facilidad de uso debe tener el sistema?
Paso 2: Pregunta a otros gerentes de adquisiciones o expertos
Una vez que hayas respondido las preguntas anteriores, comienza la búsqueda del sistema ideal.
Aquí queremos destacar algo importante: ¡La ayuda llega a quienes la piden!
Pregunta a tu red de contactos por recomendaciones. O quizá puedas identificar qué sistema utilizan otras empresas navieras y cómo lo implementan.
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También puedes contactar a uno de nuestros expertos. Siempre están listos para hablar sobre el potencial de optimizar los flujos de adquisiciones en tu organización.
