La guía de la industria naviera para asegurar y superar el cumplimiento normativo mediante una documentación adecuada.
Los Estados miembros de la OMI están adoptando positivamente el paso del registro en papel al registro electrónico. Este cambio permite a las navieras no solo asegurar el cumplimiento normativo, sino también mejorar el desempeño de su negocio.
Todos estamos de acuerdo en que es fundamental reforzar la seguridad marítima y prevenir la contaminación, ¡pero también requiere mucho esfuerzo! Para cumplir con la normativa, muchas navieras están invirtiendo en herramientas digitales y, al hacerlo, también tienen la oportunidad de ir más allá del cumplimiento.
La carga de trabajo para lograr el cumplimiento a bordo de los buques se está volviendo cada vez más demandante en cuanto a tiempo, y esto es algo que las navieras deben enfrentar de forma inteligente y eficiente si quieren mantenerse competitivas.
Ya han surgido varias herramientas digitales, y debes preparar tu configuración ahora para estar listo ante los desafíos y exigencias futuras en cuanto a documentación y cumplimiento normativo.
Así que vamos al grano y veamos cómo, al digitalizar tus registros para las inspecciones del Estado Rector del Puerto, puedes mejorar tu negocio (sin grandes inversiones).
1. Prepara tu documentación para las inspecciones PSC
Una inspección del Estado Rector del Puerto (PSC, por sus siglas en inglés) no solo incluye la revisión de la maquinaria y el equipo, como la cubierta y la sala de máquinas. También implica la verificación de varios certificados del buque, documentos, detalles técnicos y elementos estructurales del mismo.
El inspector de PSC comienza revisando la documentación y certificados relevantes durante la inspección inicial. Si tus documentos están bien preparados, disponibles y correctamente mantenidos (sin información falsa), puedes evitar una inspección más detallada.
Ejemplos de documentos que normalmente se revisan:
- Certificados de navegación (vigencia, vencimiento, período válido y buen orden)
- Certificados de pruebas
- Informes anteriores de inspecciones PSC
- Certificado de Gestión de la Seguridad
- Certificado Internacional de Arqueo
- Documentación relacionada con pedidos de repuestos o servicios
- Plan de trabajo y documentación de horas de descanso
- Certificados de la tripulación
- Endosos de bandera
Durante la inspección inicial, se revisan los libros oficiales de registro para verificar que estén correctos y actualizados. El Libro de Registro de Hidrocarburos (Oil Record Book) es un documento clave, y es fundamental realizar las anotaciones correctamente en cada ocasión. Siempre se revisan las firmas y el formato, incluyendo la fecha, el código de operación y el número de ítem.
Cualquier error puede causar problemas innecesarios con el Estado Rector del Puerto, y de hecho, la deficiencia más frecuente que lleva a una retención por parte de PSC es la existencia de anomalías en el Libro de Registro de Hidrocarburos.
El inspector de PSC puede revisar el Libro de Registro de Hidrocarburos a bordo y compararlo con el registro de mediciones de tanques para verificar la precisión de los datos. También puede sacar una copia de cualquier anotación y solicitar al capitán del buque que certifique que dicha copia es fiel al original. Esta copia es válida como evidencia en cualquier procedimiento judicial relacionado con los hechos descritos en la anotación.
