El módulo Document Management almacena de forma segura, actualiza y distribuye documentos entre la oficina y el buque. Maneja todo tipo de archivos ej. Word o PDF, dibujos, vídeos y fotos, que pueden intercambiarse de manera segura en toda la flota.

Los documentos pueden estar relacionados con regulaciones de seguridad, procedimientos de mantenimiento, información técnica, vídeos de instrucciones, acuerdos de adquisición, términos y condiciones, especificaciones de dique o plantillas de Excel predefinidas que la tripulación necesita completar como un parte de la finalización de un trabajo de mantenimiento. Una función de búsqueda facilita a los usuarios encontrar los documentos que necesitan.

El módulo proporciona un control de versiones automatizado que permite editar tanto en la oficina como en los buques sin crear conflicto entre versiones. El control de revisión amplía el módulo de gestión de documentos (Document Management) con la capacidad de procesar revisiones de documentos en un flujo controlado. Las revisiones de documentos se distribuyen automáticamente.

Las solicitudes siguen un flujo de aprobación personalizado, adaptándose al flujo de trabajo de la organización. El aprobador puede usar la función de comparación incorporada en Word para ver todos los cambios, antes de aprobar o rechazar los cambios en el documento. Una vez aprobado, todos los cambios esperan en una fila hasta que se complete una nueva revisión del documento con todos los cambios históricos y el registro de aprobaciones.

El módulo Document Mangement tiene acceso en línea, por lo que siempre tienes acceso a la información en SERTICA. Document Management le permite importar y adjuntar cualquier documento a cotizaciones, órdenes de compra y facturas. Con el módulo de acceso web puedes acceder a los documentos en línea a través de un navegador web. 

Características claves

  • Organizar y gestionar documentos
  • Editar, compartir y revisar documentos de forma segura
  • Acceso a documentos en línea a través de un enlace
  • Control de revisión avanzada
  • Gestión de solicitudes de cambio
  • Potente motor de búsqueda de documentos
  • Control de confidencialidad
  • Distribución de documentos automatizada en toda la flota
  • Opción de hacer que los documentos sean de sólo lectura a los buques
  • Distribuir procedimientos y listas de verificación a toda la flota simultáneamente para ahorrar tiempo

Beneficios

  • Eficiente gestión y distribución de documentos en toda la flota
  • Almacenamiento centralizado de todos los documentos y archivos
  • Seguridad mejorada y mayor eficiencia en toda su flota
  • Fácil acceso a información importante
  • Los documentos críticos están controlados y no se pueden cambiar sin aprobación

El módulo de Document Management a menudo se combina con Inspections & Audits.

Para información adicional, favor contáctanos con el siguiente formulario.

Pablo Grez

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