Cómo migrar datos de un sistema de gestión técnica a otro
Hoy en día, la mayoría de las empresas marítimas dependen de sistemas digitales para la gestión técnica. Mientras algunas utilizan hojas de cálculo básicas en Excel, otras aprovechan soluciones de software integradas y avanzadas. Dado que las prácticas varían considerablemente, es difícil establecer un ejemplo concreto que se aplique a todos los casos, pero hay algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta al planificar tu migración y elegir un proveedor.
Independientemente del sistema que se utilice, todos comparten un objetivo común: proteger, reutilizar y maximizar el valor de sus datos durante la migración.
La migración de datos es un proceso crítico al cambiar de una solución digital a otra, y este proceso implica armonizar los datos en toda la flota y realizar una depuración para mejorar la precisión y la eficiencia.
La ilustración anterior muestra un proceso generalizado de cómo llevamos a cabo la migración de datos para sistemas relacionados con maintenance, procurement, HSQE, logbook, vessel reporting y performance.
En este artículo, exploramos los desafíos más comunes en la migración de sistemas marítimos y entregamos recomendaciones clave para asegurar una transición fluida y efectiva.
¿Quién es el dueño de los datos de tu buque marítimo?
El desafío técnico y económico de extraer datos desde un sistema existente.
Una empresa que registra sus datos dentro de un sistema suele ser la legítima propietaria de esos datos. Existe un acuerdo contractual con el proveedor, en el que se establece la propiedad de los datos por parte del creador y la responsabilidad del proveedor como anfitrión en cuanto a la confidencialidad y la seguridad de los datos.
Aunque la empresa es dueña de los datos, extraerlos desde un sistema existente puede ser un desafío tanto técnico como financiero, especialmente dependiendo del tipo de alojamiento de datos.
En algunos entornos en la nube, el acceso directo a los datos está restringido. En su lugar, el acceso solo es posible a través de la interfaz de usuario, la cual no está diseñada para la extracción ni migración de datos.
Elementos clave e identificadores críticos de datos (IDs) pueden no ser extraíbles. Además, algunos proveedores incluyen cláusulas contractuales que dificultan —o incluso imposibilitan— la extracción de datos.
Esto significa que, incluso si una naviera ha creado y almacenado todos sus propios datos, es posible que no se le permita extraerlos ni utilizarlos al hacer la transición a un nuevo sistema.
- Revisa siempre tus contratos con atención para asegurarte de que tienes los derechos sobre tus datos y la capacidad de extraerlos cuando sea necesario.
La estructura de datos del buque
Un marco de datos marítimos bien estructurado es clave para operar de manera eficiente. Evita gastar tiempo excesivo construyendo tus datos desde cero; en su lugar, enfócate en asegurar un enfoque lógico y estructurado.
Cuando las empresas marítimas gestionan sus datos, a menudo se encuentran con estos errores comunes:
- Demasiada flexibilidad, lo que lleva a datos no estructurados
- Copiar y pegar datos estándar
- Sobrecomplicar los datos, lo que dificulta su gestión
Demasiada flexibilidad, lo que lleva a datos no estructurados
Si los usuarios tienen libertad total para ingresar datos según su propio criterio, los datos rápidamente se vuelven inconsistentes y no estructurados. Aunque la flexibilidad puede parecer beneficiosa a nivel individual, a menudo resulta en una falta de estandarización en toda la flota.
Esto se convierte en un desafío al migrar a un nuevo sistema, por lo que es fundamental establecer directrices claras de estructuración de datos desde el principio.
Copiar y pegar datos estándar
Algunos sistemas vienen con datos estándar incorporados, lo que puede resultar atractivo para empresas que están comenzando desde cero o que trabajan con una cantidad mínima de datos. Es posible construir relativamente rápido una estructura de datos, y aunque no esté hecha a medida, ofrece un punto de partida fácil.
Si bien este enfoque entrega una base rápida y sencilla, plantea una pregunta clave: ¿quién es el dueño de los datos originales? Si tu proveedor precarga los datos, podrías enfrentar restricciones al momento de migrar a un nuevo sistema. Asegúrate de tener el derecho de modificar, extraer y transferir tus datos cuando sea necesario.
Sobrecomplicar los datos, lo que dificulta su gestión
Algunas empresas marítimas buscan una precisión extrema, lo que las lleva a crear estructuras de datos excesivamente complejas y difíciles de gestionar. Si los datos son demasiado detallados y el sistema no cuenta con herramientas adecuadas para exportarlos, extraerlos y mapearlos para una migración puede convertirse en un gran desafío.
Lograr el equilibrio adecuado entre nivel de detalle y usabilidad es clave para asegurar una operación fluida y una escalabilidad futura.
Migración de datos en solo cinco semanas
Casos de Clientes
Stena RoRo
Stena RoRo implantó con éxito SERTICA en cinco semanas, con una migración de datos sin esfuerzo gracias a la asignación de recursos dedicados a SERTICA.
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Principios para la migración de datos de buques marítimos
Migrar datos de un sistema marítimo a otro es un proceso complejo, pero esencial. Para asegurar una transición fluida, las empresas deben seguir un enfoque estructurado que permita mantener la integridad, consistencia y usabilidad de los datos. A continuación, se presentan los pasos clave para una migración de datos marítimos exitosa.
Extracción de datos del buque desde el sistema actual
El primer paso en una migración de datos es recuperar la información desde el sistema en uso. Si estás utilizando un sistema estructurado y profesional, este proceso suele ser sencillo, ya que los datos siguen un modelo claro y lógico. Sin embargo, las empresas que utilizan sistemas cerrados o propietarios pueden enfrentar obstáculos que requieren conocimientos técnicos y asesoría legal antes de avanzar.
Desafíos clave a considerar:
-
Accesibilidad de los datos
Algunos sistemas limitan la extracción de datos, lo que obliga a buscar soluciones alternativas o solicitar permisos adicionales. -
Estructura de los datos
Los datos extraídos deben seguir un formato lógico para que puedan ser utilizables en el nuevo sistema. -
Limitaciones contractuales
Algunos proveedores pueden restringir la exportación de datos, lo que dificulta el proceso de migración.
Depuración y estandarización de datos del buque
La migración de datos es una oportunidad para mejorar y optimizar la estructura de la información. Antes de transferir los datos a un nuevo sistema, es fundamental:
-
Eliminar datos obsoletos o irrelevantes
Registros antiguos que ya no cumplen una función operativa deben ser archivados o eliminados. -
Asegurar la consistencia entre conjuntos de datos
Estandarizar convenciones de nombres, formatos y unidades de medida mejora la usabilidad de los datos. -
Armonizar registros clave
Alinear la información de ítems, componentes y mantenimiento en toda la flota permite una mejor integración en el nuevo sistema.
La depuración de datos no solo mejora la precisión y eficiencia, sino que también previene errores que podrían causar interrupciones operativas después de la migración.
Trasladar los datos del buque a un área de preparación neutral
Antes de importar los datos al nuevo sistema, estos deben ser transferidos a un área de preparación neutral. Este paso intermedio permite a las empresas:
-
Paso 1
Aplicar reglas estandarizadas de corrección de datos antes de la migración. -
Paso 2
Revisar inconsistencias, valores faltantes o registros duplicados. -
Paso 3
Asegurar la alineación con la estructura y el marco operativo del nuevo sistema.
Un proceso estructurado de preparación mejora la calidad de los datos y reduce el riesgo de errores, desalineaciones y problemas de compatibilidad antes de la migración final.
Validación de los datos del buque según las reglas del negocio
Una vez en el área de preparación, los datos deben ser evaluados para verificar su precisión y cumplimiento con las reglas del negocio. Esto garantiza que la información respalde las necesidades operativas, los requisitos normativos y los estándares internos.
La validación incluye:
-
Verificación de integridad
Asegurar que las relaciones entre datos se mantengan intactas (por ejemplo, vincular componentes con sus respectivos registros de mantenimiento). -
Verificación de formato
Confirmar que los campos sigan los formatos requeridos (por ejemplo, números de parte estandarizados, fechas y unidades). -
Detección de duplicados
Identificar y eliminar entradas redundantes para evitar inconsistencias. -
Cumplimiento normativo
Garantizar que los datos estén alineados con los estándares de la industria marítima y las regulaciones de seguridad.
Un proceso de validación sólido garantiza la precisión, confiabilidad y preparación de los datos para una integración fluida en el nuevo sistema.
Importación de los datos del buque al nuevo sistema
El último paso es importar los datos a la nueva solución. Aunque esto puede parecer sencillo, requiere principios muy estrictos. En muchos casos, los datos se comparten entre la oficina y los buques individuales, por lo que la secuencia en que se importa la información al nuevo sistema es fundamental.
Consideraciones clave:
-
El orden de los datos importa
En muchos sistemas marítimos, los datos se comparten entre las oficinas y los buques. El orden en que se importan los datos debe gestionarse cuidadosamente para evitar inconsistencias. -
Compatibilidad del sistema
El formato y la estructura de los datos importados deben estar alineados con el modelo de datos del nuevo sistema. -
Protocolos de manejo de errores
Debe existir una estrategia para detectar y corregir cualquier problema de migración antes de que afecte las operaciones.
La migración de datos suele ser un proceso iterativo, lo que significa que puede ser necesario repetirlo varias veces hasta que todas las reglas del negocio, procesos de depuración y ajustes de formato estén completamente afinados.
Una migración exitosa no termina con la importación de los datos. El paso final es probar la información dentro del nuevo sistema para asegurarse de que funcione según lo esperado.
Para minimizar riesgos y asegurar eficiencia, este proceso debe automatizarse en la medida de lo posible. La intervención manual debe limitarse a validaciones críticas y manejo de excepciones.
Conversión de datos de buques marítimos
La conversión de datos puede ser necesaria para asegurar que la información del sistema de origen sea compatible con el formato, la estructura y los requisitos del sistema de destino. La conversión resuelve diferencias en tipos de datos, formatos y estándares entre ambos sistemas, lo que reduce los desafíos de integración y mejora el rendimiento del sistema.
Conversión automática de datos del buque
La conversión automática de datos se refiere al proceso en el cual la información se transforma de un formato a otro utilizando herramientas o sistemas de software, sin intervención manual. Este método suele ser más rápido y eficiente, ya que permite una transformación masiva de datos de manera estructurada. Sin embargo, requiere que los sistemas de origen y destino estén relativamente alineados en cuanto a formato y estructura de los datos.
Conversión manual de datos del buque
¿Tus datos están en condiciones para ser convertidos o necesitan ser depurados?
La conversión manual de datos a menudo no se considera una migración propiamente tal, sino una solución de último recurso cuando la conversión automatizada no es viable. Si la calidad de los datos digitales es demasiado baja debido a inconsistencias, valores faltantes o falta de estructura, es posible que debas reconstruir completamente el conjunto de datos.
Varias empresas ofrecen este servicio, y algunas entregan resultados impresionantes a un precio razonable.
También es posible optar por una combinación, lo que significa que algunos datos se convierten de forma electrónica y otros se establecen manualmente o se depuran a partir de la información existente.
Tipos de conversión de datos
Para entender mejor los distintos métodos utilizados en la conversión de datos, explicaremos los tipos más comunes que se aplican. La siguiente tabla resume los principales tipos de conversión de datos junto con ejemplos.
| Data Conversion Type | Definition | Example |
|---|---|---|
| Data Type Conversion | Changing the data type of a field or column to meet the system's requirements | Converting a cargo weight from a string (e.g., "five tons") to an integer (e.g., 5) |
| Format Conversion | Changing the format of data to match the target system’s standards | Converting date formats from DD/MM/YYYY to YYYY-MM-DD for ship logs |
| Schema Mapping / Transformation | Mapping data fields between different maritime systems, such as ports and maritime companies | Mapping a vessel_name field in the source system to ship_identifier in the destination system |
| Data Cleansing / Standardization | Ensuring that data is accurate, consistent, and standardized | Standardizing vessel names by correcting misspellings (e.g., "Sertica" to "SERTICA") in a fleet database |
| Unit Conversion | Converting units of measurement to match the target system | Converting distances from nautical miles to kilometers for reporting |
| Encoding Conversion | Changing the encoding of data to ensure it is readable and compatible with the target system | Converting vessel data from ISO-8859-1 encoding to UTF-8 to support international characters in ship names |
| Data Aggregation | Summarizing or combining data for analysis or reporting | Aggregating cargo shipments by port, month, or year for performance reports |
| Data Splitting | Breaking down data into smaller parts for processing in the target system | Splitting a ship’s cargo manifest into individual item descriptions, quantities, and destinations |
| Data Enrichment | Adding external maritime data to improve decision-making and operational insights | Adding weather data (e.g., wind speeds, storm forecasts) to vessel routes for better planning |
| Normalization / Denormalization | Adjusting the data structure to either reduce redundancy (normalization) or enhance performance (denormalization) | Normalizing a fleet database by separating ship schedules and cargo records into distinct tables. Denormalizing for fast retrieval of complete shipping schedules with cargo details |
| Data Compression | Reducing the size of data to optimize storage and transfer | Compressing ship performance logs for efficient transfer during data migration |
| Data Encryption / Decryption | Ensuring the security of data during transit and storage | Encrypting sensitive cargo information or ship routes to prevent unauthorized access |
Asegurar una conversión de datos correcta es crucial para el éxito de tu migración, por lo tanto, elegir un buen socio para este proceso es una parte clave. Conoce nuestros servicios de conversión de datos aquí.
Gestión de Datos Maestros (MDM)
¿Tus datos están fragmentados y carecen de control centralizado?
Para muchas navieras, los datos se han acumulado durante años —incluso décadas— con muy pocas directrices centralizadas. Sin lineamientos estandarizados, se vuelve difícil mantener la consistencia, aplicar buenas prácticas y comparar datos entre buques.
Migrar a un nuevo sistema es una oportunidad ideal para implementar un enfoque más estructurado a través de la Gestión de Datos Maestros (MDM).
No es tarea sencilla establecer Datos Maestros a partir de información fragmentada, pero puede valer completamente la pena, ya que los beneficios de contar con un repositorio de datos centralizado son enormes.
Beneficios de la Gestión de Datos Maestros
-
Consistencia en toda la flota
Reduce las discrepancias entre buques. -
Mejor análisis de datos
Permite comparaciones precisas y análisis de tendencias. -
Mayor cumplimiento normativo
Alinea los datos con los requisitos regulatorios y de seguridad. -
Eficiencia optimizada
Minimiza la duplicación y mejora los flujos operativos.
Implementar MDM no es una tarea sencilla, especialmente cuando los datos están altamente fragmentados. Sin embargo, los beneficios a largo plazo de contar con un repositorio de datos centralizado superan con creces los desafíos.
También se puede optar por una combinación, donde solo los equipos de uso generalizado se controlan de forma centralizada, y los equipos más específicos se convierten de manera individual para cada buque.
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Calidad de datos y gestión de datos maestros
Webinar en inglés | Obtén información sobre la centralización de datos básicos en SERTICA, incluidas las funcionalidades MDM, la gestión de datos estructurados y sus ventajas para la eficacia y el cumplimiento.
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Recomendaciones para la migración de datos en buques marítimos
Si estás planificando migrar tus datos de un sistema a otro, te recomendamos que siempre elijas un sistema o proveedor que:
- Te permita tener control total sobre tus propios datos.
- Cuente con experiencia comprobada y herramientas para migrar datos existentes a su solución.
- No solo convierta tus datos, sino que también sea capaz de aportar mayor valor a través de procesos de depuración, armonización y/o reestructuración.
- De alguna manera, debe ser flexible en cuanto a la estructura de datos, pero al mismo tiempo permitirte definir cómo quieres que estén estructurados los datos en toda tu flota.
Tener una estrategia clara para el proceso de migración es fundamental, y con una implementación adecuada, las navieras estarán mejor preparadas para aprovechar las futuras posibilidades del machine learning y la inteligencia artificial.
Con datos no estructurados, esto será irrealista.
