Mejores prácticas en Master Data Management
Con una flota de 300 modernos buques portacontenedores y una capacidad total de transporte de 2,3 millones de TEU, Hapag-Lloyd es una de las principales compañías navieras de línea regular del mundo. En 2021, Hapag-Lloyd reemplazó varios sistemas por SERTICA para digitalizar el mantenimiento, las compras y el HSQE.
Master Data Management
“Con la Gestión de Datos Maestros en SERTICA, tenemos una única fuente de verdad. Todos los datos de mantenimiento, cotizaciones, evaluaciones de proveedores, tiempos de entrega, stock y mucho más están centralizados.”
Joost van Eupen, Director de Software de Gestión de Flota en Hapag-Lloyd
Con el módulo de Master Data Management (MDM) en SERTICA, Hapag-Lloyd puede centralizar la información y establecer estándares en toda la flota. Esta uniformidad en los datos y la nomenclatura estructurada facilita la búsqueda en el sistema por parte de la tripulación, sin importar en qué buque estén trabajando.
“Vemos una evolución rápida y completa de nuestros datos y, como ejemplo, hemos comenzado a incorporar medidas regulatorias. Podemos predecir necesidades futuras y autocompletar proveedores, precios y tiempos de entrega para la flota.”
Joost van Eupen, Director de Software de Gestión de Flota en Hapag-Lloyd
Este enfoque integral de los datos simplifica el seguimiento y la generación de informes, aumentando la transparencia de los costos en toda la flota.
Estructura en Árbol: El Buque Dorado
Inicialmente, Hapag-Lloyd tenía el objetivo de aumentar la eficiencia a bordo para sus capitanes. Joost van Eupen comenta: “Queríamos optimizar nuestros procesos a bordo de los buques y facilitar el trabajo diario de los capitanes.”
Para lograrlo, Hapag-Lloyd creó lo que llaman el “Buque Dorado”, que básicamente es la estructura de componentes ideal, fácilmente replicable en nuevos buques. El componente funciona como una entidad funcional que puede contener otros componentes y almacenar trabajos, servicios y documentos.
“Hemos basado nuestro Buque Dorado en la estructura SFI para gestionar nuestros componentes, lo que nos ha funcionado muy bien. Podemos configurar fácilmente estructuras de datos para nuevos buques y agregar componentes específicos para cada uno cuando sea necesario. Esto ha reducido los errores, ya que solo necesitamos hacer las cosas una vez.”
Joost van Eupen, Director de Software de Gestión de Flota en Hapag-Lloyd
Cifras del MDM
- 8 clases
- 60 unidades
- 7000 componentes
- 150.000 ítems en la flota
- 15 tipos de compra
- 210 cuentas técnicas
- 180 trabajos en dique
Cómo comenzar con la Master Data Management
Al reflexionar sobre la implementación de la Gestión de Datos Maestros, Joost van Eupen entrega sus recomendaciones sobre cómo iniciar un proyecto de este tipo:
Paso 1: Crear una biblioteca de componentes SFI y una estructura en árbol (Buque Dorado)
- Mantenerse fiel a la estructura SFI y usar nodos ficticios para aplicaciones múltiples.
- Adjuntar planos correspondientes a los componentes.
- Pedir a RINA que genere un MDM con un Excel de mapeo de componentes por unidad, lo cual es fundamental para la importación en MDM.
- Usar dígitos similares en todas las unidades en el primer nivel del árbol.
Paso 2: Seleccionar un proveedor de servicios especializado para la extracción de datos
- Extraer todos los ítems desde los planos por componente.
- Extraer todos los trabajos desde los planos con sus respectivos intervalos.
Revisar, consolidar y depurar los datos. - Agregar la información de oficina (cuentas técnicas, números y criticidad).
Paso 3: Importar los datos con todas sus relaciones
- Copiar la unidad del Buque Dorado.
- Poner en marcha cada buque una vez finalizado.
Paso 4: Alinear todos los trabajos con la estructura de los sistemas heredados
- Migrar los historiales de trabajos por unidad.
- Identificar componentes y estructuras de trabajos no idénticas.
Paso 5: Incorporar al equipo de Inventario
- Usar códigos QR para conteos de stock y actualización de bodegas.
- Calcular una duración aproximada de 25 días con 2 personas.
“Lo que realmente valoro de SERTICA no es solo el software en sí, sino la sinergia entre el sistema, nuestros flujos de trabajo a bordo y los requisitos de datos en la oficina. Con la orientación del equipo de gestión de producto de RINA, hemos logrado una configuración altamente eficiente que respalda nuestras operaciones sin problemas.”
Joost van Eupen, Director de Software de Gestión de Flota en Hapag-Lloyd
Hapag-Lloyd recomienda:
- Incluir el intervalo en el nombre del trabajo
- Comenzar el nombre del ítem con el número de referencia o número de plano
- Nombrar el contador según el componente SFI para facilitar la asociación
Reflexionando sobre el proyecto, Joost van Eupen recomienda no ordenar los componentes por fabricante dentro del módulo de Gestión de Datos Maestros (MDM), ya que el sistema ordena numéricamente y no alfabéticamente.
Dado el gran número de fabricantes con los que trabaja Hapag-Lloyd, este método resultó ineficiente. Además, aconseja firmemente evitar la eliminación de instancias de trabajos MDM en las unidades, ya que esta acción es irreversible.
“La adopción de procedimientos internos debe mantenerse como una prioridad, ya que es tan importante como la implementación de TI en sí misma.”
Joost van Eupen, Director de Software de Gestión de Flota en Hapag-Lloyd
