Haciendo la adquisición más inteligente con automatizaciones
DFDS espera automatizar el 66% de todas las líneas PO
DFDS está implementando la automatización de OC para todos los artículos estándar con el fin de ahorrar tiempo en trabajo manual y optimizar los flujos de trabajo internos. Preparar los datos maestros para este ejercicio es una tarea desafiante, pero DFDS ha tenido éxito en agilizar los datos y establecer las reglas necesarias para los artículos contratados.
La Automatización de OC implica transmitir las requisiciones estándar de los buques a los proveedores automáticamente si cumplen con las condiciones especificadas, como un precio fijo y ubicación de entrega autorizada, en lugar de realizar esta tarea manualmente.
A la pregunta de cuántas líneas de órdenes de compra pueden automatizarse, el Analista de Sistemas y Procesos del DFDS nos dice: “Examinando nuestros datos, estimo que aproximadamente el 66% de todas las líneas de órdenes de compra bajo bandera danesa pueden automatizarse, ya que son artículos estándar.”
El Analista de Sistemas de Adquisiciones Martin Kovacic agrega, “Esta automatización es un avance notable que facilita un examen más comprensivo de las requisiciones restantes y el seguimiento.”
Andrea Pittaluga, Responsable de Cumplimiento DFDS
Antes de embarcarse en la automatización de OC, DFDS aconseja realizar una investigación exhaustiva de todos los escenarios y procesos relevantes, familiarizarse con los procesos existentes de SERTICA, hacer accesibles los precios para los artículos estándar, dedicar tiempo a seleccionar proveedores, obtener retroalimentación de los compradores y dedicar recursos para configurar los artículos estándar.
El Analista de Sistemas y Procesos del DFDS agrega, “La automatización de OC es particularmente adecuada para buques que navegan en la misma ruta y con un horario fijo ya que típicamente trabajan con una amplia gama de artículos estándar. Sabemos dónde navegan los ferris y qué necesitan.”
Vinculando el IHM con la Adquisición
La automatización de OC permite a los buques de DFDS adquirir directamente artículos con declaraciones IHM preexistentes.
Un grado significativo de automatización ha sido logrado a través de la presencia de declaraciones IHM, ya que el 66% de los artículos adquiridos son estándar.
El analista de Sistemas y Procesos del DFDS dice, “La capacidad de gestionar declaraciones IHM en SERTICA ofrece una clara ventaja al vincular documentación y certificados a una OC con fecha. Las etiquetas pueden imprimirse para facilitar la identificación de artículos IHM almacenados sin usar durante las inspecciones.”
La recepción y el desguace de artículos con declaraciones IHM también se registran en SERTICA, cerrando el ciclo en la gestión de IHM. Esto hace más sencillo para DFDS demostrar cumplimiento durante las inspecciones a través de informes IHM y listas de artículos IHM almacenados en cada buque mostrados en SERTICA Dashboards.
Asegurar el cumplimiento es una prioridad para Andrea, quien explica, “La capacidad de generar informes sobre artículos rastreados IHM facilita mantener el cumplimiento. Además, la capacidad de conectar trabajos de mantenimiento con artículos, certificados y encuestas, simplifica las operaciones y facilita la vida de los miembros de la tripulación a bordo.”
“Es fácil añadir una declaración IHM a un artículo estándar en SERTICA, ya que se requieren muy pocas acciones. Lo mejor es que una vez que hemos añadido una declaración IHM, ésta se puede reutilizar para compras posteriores del mismo artículo.”
Andrea Pittaluga, Responsable de Cumplimiento DFDS
El desafío de obtener declaraciones IHM
Las compañías navieras están obligadas a poseer declaraciones IHM, sin embargo, los proveedores no tienen el mismo requisito. Esto puede representar un desafío, especialmente al tratar con proveedores no familiarizados con la industria naviera.
Para superar este desafío, DFDS ha dedicado un esfuerzo sustancial en cultivar relaciones con proveedores y proporcionarles capacitación sobre regulaciones navieras.
Andrea nota una mejora en el cumplimiento de sus proveedores con las regulaciones IHM y afirma que utilizar proveedores, que están conscientes de los requisitos marítimos facilita el proceso de adquirir artículos que requieren declaraciones IHM. El desafío radica en la disponibilidad de declaraciones IHM en el mercado, lo cual DFDS se encarga de abordar.
Mientras que muchas compañías navieras externalizan la gestión de IHM a consultores externos, DFDS cultiva esta experiencia internamente y actualmente emplea a dos expertos en IHM para gestionar los datos maestros.
Andrea prefiere la gestión interna de IHM pero reconoce que, “Externalizar a un consultor de IHM, que tiene acuerdos con todos los proveedores puede ser una opción viable, siempre que el consultor tenga una cobertura suficiente de sus compras. Pero la cobertura no es suficiente, también necesitas un consultor que pueda apoyarte con artículos complicados como sensores porque aquí obtener declaraciones IHM puede ser difícil.”
Andrea también señala que, “No importa si gestionas IHM internamente o usas un consultor externo, necesitas a alguien, que entienda la importancia de establecer relaciones con proveedores. A veces es necesario encontrar soluciones alternativas si los proveedores son reacios o incapaces de proporcionar certificados IHM.”
Consejos de DFDS respecto al IHM:
- Mantener datos maestros de alta calidad
- Definir tus procedimientos y flujos de trabajo en detalle
- Reducir el uso de artículos no estándar
- Priorizar la capacitación interna
- mplementar un sistema de etiquetado para la gestión de stock IHM a bordo
- Establecer acuerdos con proveedores principales para proporcionar declaraciones
- Establecer acuerdos con los principales proveedores para proporcionar delaraciones
- Participar en discusiones informales con inspectores para conciliar definiciones
- Entabla conversaciones informales con los encuestadores para conciliar las definiciones
Un Equipo de Cumplimiento de Expertos en IHM
DFDS ha establecido un Equipo de Cumplimiento para asistir a los compradores en la obtención de las declaraciones IHM de los proveedores. El equipo es responsable de las verificaciones y aprobaciones de certificados, así como de proporcionar soporte técnico al departamento de operaciones.
Se ha creado una “Herramienta de identificación de artículos” para ayudar tanto al personal en tierra como en los buques a identificar los artículos que requieren una declaración IHM. Además, se han desarrollado carteles instructivos y procedimientos simplificados para aclarar el proceso y los mandatos regulatorios.
El Equipo de Cumplimiento también puede ofrecer soporte al equipo de adquisiciones monitoreando las órdenes de compra pendientes y resolviendo dificultades en la obtención de declaraciones IHM para artículos no estándar de disponibilidad limitada o artículos críticos como baterías. Esto a menudo requiere un seguimiento extenso, y el Equipo de Cumplimiento asiste presionando a los proveedores para que proporcionen las declaraciones IHM necesarias, evitando la devolución de artículos.
