SERTICA es una herramienta importante para Lauritzen Kosan
Con una ambición estratégica de ser líder en el segmento de pequeños buques tanque de gas y buques de carga seca Handysize, J. Lauritzen se esfuerza por optimizar los procesos internos para ser aún más competitivo. SERTICA es una herramienta clave para lograr este objetivo, ya que Lauritzen Kosan, la división de transporte de gas de J. Lauritzen, documenta y utiliza datos activamente en toda la organización para mejorar su rendimiento.
Lauritzen Kosan utiliza la plataforma SERTICA desde 1994 y ha participado activamente en el desarrollo del software SERTICA. J. Lauritzen fue la primera naviera danesa en utilizar una plataforma de comercio electrónico para adquisiciones en combinación con SERTICA en el año 2000. Hoy en día, J. Lauritzen cuenta con más de 200 usuarios de SERTICA en toda la organización y utiliza los paneles de control de SERTICA de manera activa para llevar la medición en tiempo real de KPI a un nivel superior.
Medición de KPI en distintos departamentos y organizaciones
A lo largo de los años, Lauritzen Kosan ha desarrollado una serie de paneles de control en SERTICA para mejorar el rendimiento dentro de cada departamento y fomentar la colaboración entre ellos. Hoy en día, no todos estos paneles están en uso, ya que muchos KPI se han combinado. El objetivo es crear visualizaciones de datos específicas por departamento y notificaciones basadas en datos que sirvan y aporten valor a toda la organización.
“Queremos basarnos en datos y creemos que es la combinación de información de diferentes departamentos lo que nos indica dónde y cómo mejorar nuestro rendimiento general.”
Director de HSSEQ, Lauritzen Kosan
Otro responsable de HSSEQ de Lauritzen Kosan está de acuerdo y añade: «Hoy sabemos qué tiene sentido medir en cada departamento, y sabemos que necesitamos combinar datos en lugar de pensar en silos. SERTICA apoya esta forma de pensar, ya que es un único sistema para todos los departamentos, con las mismas pantallas y diseños».
Trabajar en el mismo sistema crea una transparencia que ahorra tiempo tanto en la oficina como a bordo de los buques. El Director de Adquisiciones de Lauritzen Kosan dice: «La tripulación siempre sabe en qué fase del proceso de adquisición se encuentra una pieza concreta necesaria para realizar el mantenimiento. Esto permite a la tripulación planificar mejor y ahorrar tiempo y dinero. En lugar de perder el tiempo con varios sistemas caseros y una enorme cantidad de hojas de Excel, integramos todos los datos en un solo sistema.»
Combinar datos de diferentes departamentos le proporciona a Lauritzen Kosan una visión completa de la flota. Mediante el análisis de esta información, la empresa puede identificar qué cambios implementar para mejorar el OPEX. Por ejemplo, monitorear el uso de horas y materiales para completar un trabajo es un cambio implementado en Lauritzen Kosan, que ha mejorado el desempeño en la finalización de tareas en más del 60%.
Al mostrar los datos en Dynamic Dashboards, Lauritzen Kosan puede enfocar mejor sus tareas e incrementar su rendimiento.
“Usamos los paneles dinámicos internamente para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible de gestión técnica. De este modo, los datos cobran vida. Los paneles dinámicos nos proporcionan una herramienta para trabajar proactivamente en la mejora, por ejemplo, de la satisfacción del cliente. Este trabajo proactivo ha resultado en un aumento de aproximadamente el 50% en la satisfacción del cliente.”
Director de HSSEQ, Lauritzen Kosan
Una herramienta de rendimiento y planificación en el área de Procurement
En Lauritzen Kosan, toda la gestión de la cadena de suministro se maneja a través de SERTICA. El departamento de compras mide diversos KPI para poder planificar mejor y monitorear el desempeño del equipo.
El Director de Adquisiciones de Lauritzen Kosan dice: «Los cuadros de mando dinámicos se han convertido en una valiosa herramienta en mi trabajo diario, ya que obtengo una visión general de todos los datos que necesito en relación con el flujo de adquisiciones. Mis cuadros de mando incluyen los pedidos entrantes y en curso, las solicitudes actuales y el tiempo de gestión.»
Cuando se trabaja en el sector naviero, el tiempo suele ser esencial y el departamento de aprovisionamiento necesita saber qué casos son urgentes y cuáles tienen riesgo de convertirse en urgentes para poder planificar de forma óptima. El Director de Aprovisionamiento explica: «Utilizamos SERTICA como herramienta de planificación y, al abrir la pantalla de mi cuadro de mandos, sé qué tareas son las más importantes. Al poder ver el tiempo de gestión de las solicitudes, también puedo evitar que se conviertan en casos urgentes.»
En el departamento de compras se utilizan varios KPI e indicadores para ofrecer una visión general de la situación actual, las tendencias y el rendimiento. La mayoría de ellos están relacionados con la actividad y las tareas diarias, pero algunos también se utilizan a nivel de gestión para mostrar el nivel de actividad y el rendimiento del equipo. El Director de Aprovisionamiento encuentra esto motivador y dice: «Podemos ver cómo rendimos y cómo nos desarrollamos con el tiempo, lo que es extremadamente satisfactorio.»
La Directora de Compras es una usuaria experimentada de SERTICA y destaca que el sistema es intuitivo y fácil de usar. Dice : «Sólo trabajo en unas pocas pantallas y tengo todos los datos que necesito en un solo lugar. Esto me permite terminar mis tareas rutinarias más rápidamente y liberar así recursos para tareas más interesantes.»
Una herramienta de rendimiento y planificación en el área de Procurement
Lauritzen Kosan implementó SERTICA HSQE en 2013 y, desde entonces, ha gestionado la documentación y las tareas relacionadas con la seguridad a través de SERTICA.
El director de HSSEQ de Lauritzen Kosan nos dice: «La documentación es clave para mantener el cumplimiento y obtener buenos resultados en las inspecciones. Con SERTICA tenemos toda la información en un solo sistema y, como el sistema es fácil de usar, casi no hace falta formación para nuestro personal. Pueden cargar fácilmente los certificados correctamente, realizar trabajos de mantenimiento y no tienen miedo de utilizar el sistema. Saben que los datos de alta calidad son importantes y que cuando los datos se introducen correctamente, todo está bajo control».
En el negocio naviero, a menudo se le pide a la tripulación que presente documentación, y con SERTICA es fácil encontrarla. Esto no solo ayuda a Lauritzen Kosan durante las inspecciones, sino también en su trabajo diario, ya que pueden consultar cómo se resolvieron tareas, eventos o incidentes previos.
Hoy en día, el departamento de HSSEQ utiliza activamente 20 tableros para mejorar la seguridad. Un tablero muestra si los buques han cerrado sus formularios, otro presenta el número de casi accidentes, y un tercero detalla qué falló en una auditoría interna y, por ende, necesita ser solucionado.
“SERTICA ha mejorado la seguridad porque ahora tenemos más conocimiento, lo que nos permite saber qué y cómo mejorar la seguridad. Solo puedes cambiar lo que conoces, y con SERTICA sabemos mucho. Con los dynamic dashboards podemos analizar los datos de las inspecciones internas, reaccionar más rápido y, por lo tanto, tener un mejor desempeño en las inspecciones externas. Esto ha resultado en un mejor rendimiento durante las auditorías”
Director de HSSEQ, Lauritzen Kosan
Trabajando con tableros
A la pregunta de cómo empezar con los cuadros de mando en SERTICA, el responsable de HSSEQ responde: «Empecé por el principio de prueba y error. Necesitaba averiguar cuál debía ser el resultado y empecé a presentar distintos cuadros de mando a los usuarios clave de SERTICA. Para mí, se trataba de mostrar lo que es posible en SERTICA y luego, poco a poco, empecé a recibir distintas peticiones.»
Hoy tiene una visión completa de toda la flota en un conjunto de cuadros de mando. Trabaja en estrecha colaboración con el departamento técnico, HSSEQ y compras, y ha creado un grupo de trabajo para decidir qué combinación de datos es relevante.
“Al crear dashboards, es fundamental saber para quién los estás diseñando y con qué propósito. Nuestro objetivo es usar los dashboards como una herramienta de comunicación entre los buques y la oficina. Nos enfocamos en la combinación de datos que resalten posibles problemas o áreas de mejora, especialmente aquellas que afectan a más de un departamento”.
Director de HSSEQ, Lauritzen Kosan
Ejemplo de un dashboard utilizado en relación con inspecciones y eventos:
El Director de HSSEQ es un gran fan de los cuadros de mando dinámicos y afirma: «Utilizo los cuadros de mando con regularidad, pero he aprendido que hay que pensar muy bien qué quieres mostrar y por qué. En mi caso, necesito ver si el trabajo que hemos realizado tiene una influencia positiva directa en nuestro rendimiento».
El hecho de que HSSEQ comenzara en Lauritzen Kosan al mismo tiempo que se implantaba SERTICA HSQE le ha ayudado a mantener la atención en el resultado en lugar de en los procesos actuales.
“Cuando eres nuevo en una empresa, tienes una perspectiva más objetiva tanto sobre el sistema como sobre los procesos. Creo que esto me ha permitido lograr un mejor ajuste entre el sistema y nuestros procesos”.
Director de HSSEQ, Lauritzen Kosan
La importancia de una colaboración cercana y el desarrollo futuro
Ningún sistema es perfecto. Lo que es importante para Lauritzen Kosan es que la empresa detrás de SERTICA esté dispuesta a escuchar y ajustar el sistema según las necesidades de sus usuarios.
El director de HSSEQ dice: «Valoramos la estrecha colaboración con RINA Digital Solutions y mantenemos muchas y buenas conversaciones. RINA Digital Solutions desafía nuestros procesos y al mismo tiempo nosotros desafiamos el desarrollo de SERTICA. Creo que ésta es la esencia de una buena asociación».
El Director de Adquisiciones está de acuerdo y añade,
Cuando se les pregunta cuál sería el desarrollo más valioso de SERTICA, el Director de Compras, el Director de HSSEQ y otro Director de HSSEQ tienen cada uno una idea favorita. El responsable de HSSEQ vota por una herramienta Dock mejorada, el responsable de Aprovisionamiento por un flujo especializado para los fletes de retorno y el otro responsable de HSSEQ por la integración de la inteligencia artificial en SERTICA.
«Nos hemos beneficiado del apoyo y el asesoramiento que recibimos de RINA Digital Solutions. No cabe duda de que poseen valiosos conocimientos sobre cómo optimizar los procesos internos gracias a su trabajo con varias empresas navieras. Este apoyo es extremadamente importante, al igual que la posibilidad de hablar con otros usuarios de SERTICA y aprender de ellos.»
Director de Adquisiciones, Lauritzen Kosan
